Poza tym elektroniczne archiwizowanie dokumentów posiada szereg innych zalet. Po pierwsze umożliwia ono standaryzacje procesów w obrębie całego banku. Jest tak dzięki wielojęzycznej aplikacji którą dostosować można do lokalnych wymogów. Dzięki temu nie zachodzi potrzeba budowania oddzielnego archiwum dla każdego oddziału w poszczególnych krajach. Drugim oczywistym plusem elektronicznej archiwizacji dokumentów jest redukcja kosztów związanych z przetwarzaniem dokumentów elektronicznych. Taki sposób przechowywania materiałów pozwala również na wyeliminowanie błędów wynikających z papierowego obiegu.  System taki automatyzuje również sam proces obiegu dokumentów dzięki czemu klienci banku mogą liczyć na lepszy poziom obsługi. To wszystko sprawia, że elektroniczna archiwizacja dokumentów jest bardzo popularna w europejskich bankach. Obecnie rozwiązanie to stanowi swoisty standard.

Jak wynika z danych zebranych w roku poprzednim przez Ministerstwo Finansów fiskus drogą internetową otrzymał około 218 tysięcy deklaracji podatkowych. Co ciekawsze według niektórych źródeł w tym roku – dzięki co raz większej swiadomości zalet składania elektronicznych administracji – liczba ta ulegnie podwojeniu.

Jak wynika ze statystyk z obiegu dokumentów w urzędzie korzystały najczęściej duże przedsiębiorstwa. Czemu? Odpowiedź jest dość prosta. Korzystanie z cyfrowego urzędu w ich przypadku przynosi największe i najszybsze oszczędności. Inwestycja w oprogramowanie takie jak np. e-PIT w firmie, które zatrudnia powyżej 1000 osób zwraca się już po pierwszym roku. Przez internet w chwili obecnej istnieje możliwość składania ok. 80 różnych deklaracji do urzędów. Jeśli uznać, że wysłanie każdej papierowej deklaracji kosztuje kilka złotych, a oprogramowanie dla administracji (wysyłania deklaracji) to koszt kilku tysięcy to w rzeczy samej – przy większej ilości pracowników jest to bardzo mądra inwestycja, która zwróci się błyskawicznie. W ten sposób omijamy opłaty pocztowe, które drożeją z roku na rok. Oczywiście przed oprogramowanie dla administracji publicznej stoi jeszcze wiele wyzwań takich jak problemy dostępu czy kwestie prawne (kwestie autoryzacji deklaracji, ochrona danych itp.)

Z digitalizacją dokumentów związany jest ściśle obieg dokumentów księgowych. Dokumenty w postaci elektronicznej są niezwykle użyteczne w pracy biurowej. Dzięki oprogramowanie klasy EDI umożliwiają szybkie przesyłanie informacji pomiędzy sektorami firmy i poszczególnymi pracownikami, a także pomiędzy np. firmami partnerskimi.

Stowarzyszenie APICS wydało 16 postulatów, które dotyczyły m.in. planowania produkcji, sprzedaży, zarządzania popytem, materiałami, zarządzanie magazynem oraz procesami produkcji, kontrola zakupów. To wszystko było dowodem znacznego kroku naprzód, który nastąpił między standardem MRP a tzw. MRP II. Pozwoliły również rozwijającej się dynamiczne branży informatycznej spojrzeć na przedsiębiorstwo jak na szereg procesów biznesowych, które da się w dużym stopniu opisać matematycznie i przełożyć na język informatyki. W latach 90. pojawia się zatem kolejny standard – ERP, który jest konsekwencją dynamicznie rozwijających się systemów informatycznych oraz pojmowania firm i przedsiębiorsw w przytoczony sposób.

Rozwój baz danych (data center) oraz języków programowania, systemów operacyjnych, na których mogą działać systemy ERP, rozwiązań sieciowych w obrębie firmy oraz Internet i oczywiście coraz nowocześniejszy hardware – to wszystko i jeszcze wiele innych czynników typowo biznesowych wpłynęło na powstanie zintegrowanych systemów informatycznych (IT) do wspomagania zarządzania przedsiębiorstwami. Sporą rewolucją w systemach było również wprowadzenie przyjaznego interfejsu dla użytkowników systemów oraz ujednolicenie systemów operacyjnych, które również wyznaczyły obecne standardy oprogramowania ERP. Kolejnym znaczącym krokiem naprzód był rozwój modułów komunikacyjnych między różnymi systemami i aplikacjami, rozwój standardów rozszerzeń plików XML, XBRL co przyniosłą popularność systemom EDI do elektronicznej wymiany dokumentów handlowych takich jak np. elektroniczna faktura.

Czytaj dalej – historia systemów ERP >>

Wiele firm, które planują zakup systemów EDI czy też bardziej kompleksowych systemów workflow często nie zdaje sobie sprawy, że zakup i wdrożenie tego typu oprogramowania bywa skomplikowane tak samo jak sam obieg dokumentów w firmie. Archiwum dokumentów elektronicznych nie sprowadza się do przechowywania skanów dokumentów na dyskach. Wymagają one bowiem całego systemu zabezpieczeń, bo jak wiadomo w dobie internetu wypłynięcie takiego dokumentu elektronicznego poza firmę może być dla niej tragiczne w skutkach.

Skanowanie dokumentów jest zatem pierwszym etapem archiwizacji oraz konwertowania dokumentów do postaci elektronicznej. Postać taka będzie mogła potem funkcjonować w systemie EDI do wymiany informacji elektronicznej. Wcześniej jednak wymagany jest cały szereg czynności, które ograniczą dostęp do najważniejszych danych.