Elektroniczny obieg dokumentów w firmie nie jest obecnie żadną ekstrawagancja lecz koniecznością. Systemy Workflow są obecnie coraz popularniejsze i coraz częściej stosowane w przedsiębiorstwach. Przyczyniają się one do szybszego obiegu dokumentów w firmie, idzie za tym szybki przepływ informacji między sektorami i działami firmy. Znacznie wpływa to za efektywność pracy i szybkość podejmowania trafnych decyzji.
Wiele firm, które planują zakup systemów EDI czy też bardziej kompleksowych systemów workflow często nie zdaje sobie sprawy, że zakup i wdrożenie tego typu oprogramowania bywa skomplikowane tak samo jak sam obieg dokumentów w firmie. Archiwum dokumentów elektronicznych nie sprowadza się do przechowywania skanów dokumentów na dyskach. Wymagają one bowiem całego systemu zabezpieczeń, bo jak wiadomo w dobie internetu wypłynięcie takiego dokumentu elektronicznego poza firmę może być dla niej tragiczne w skutkach.
Skanowanie dokumentów jest zatem pierwszym etapem archiwizacji oraz konwertowania dokumentów do postaci elektronicznej. Postać taka będzie mogła potem funkcjonować w systemie EDI do wymiany informacji elektronicznej. Wcześniej jednak wymagany jest cały szereg czynności, które ograniczą dostęp do najważniejszych danych.